Контроль за удаленными работниками: можно или нельзя?

Дистанционный режим работы заставляет работодателей усиливать контроль за своими работниками, и современных способов для этого существует немало. Однако далеко не все они действенны и законны. Работодатель должен четко представлять правовое обоснование такого контроля и знать о возможных «подводных камнях».

Правовое обоснование контроля за работниками

Контроль имеет отношение к нескольким правовым режимам: персональные данные, сведения о личной жизни и тайна коммуникаций. При этом каждый из режимов имеет свою специфику.

Контроль ограничивает приватность работников, что чревато для организации-работодателя репутационными и юридическими рисками. Чем строже контроль за людьми, тем выше шанс признания его вторжением в частную жизнь. К тому же установлена уголовная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (ст. 137 УК РФ), поэтому вводить различные виды контроля следует очень аккуратно.

Нужно учитывать и то, что в таких ситуациях уклон делается в сторону работников, ведь в случае их неосведомленности о контроле не получится использовать собранную информацию для привлечения к дисциплинарной ответственности. Поэтому для начала убедитесь в их согласии, причем это согласие должно быть распространено на все данные, что есть у работодателя.

Не следует забывать и о «зоне действия» контроля за работником: он должен распространятся лишь на трудовую деятельность. Для этого во внутренних документах организации пропишите ограничения по использованию переданных работнику устройств. Например, что использовать оборудование для личных нужд (звонки, переписка в мессенджерах) запрещено. И, соответственно, сотрудники не должны работать на своих личных устройствах для решения Ваших рабочих задач.

А что делать, если работник не дает согласие на контроль за ним? Казалось бы, самое простое — уволить его, сославшись на изменение в трудовом контракте. Но если конфликт дойдет до судебного рассмотрения, у работодателя должны быть весомые аргументы, потому что судья, вероятнее всего, поддержит сотрудника. Чтобы не было таких конфликтов, рекомендуем предупредить работников о том, что в случае отказа от контроля у них могут возникнуть проблемы при выполнении трудовых обязанностей, например, при использовании общекорпоративной техники.

Очень важно понимать, что контроль должен быть обоснован в пределах разумного и адекватен. Адекватность ограничений можно проверить простым вопросом: насколько ограничения отвечают целям и интересам работодателя? Дать на него ответ можно только заранее подготовленными аргументами. Контроль будет считаться обоснованным тогда, когда речь идет о соблюдении коммерческой тайны, исполнении договорных отношений или защите переданных сведений.

Стоит понимать, что персонал включает людей разных должностей, имеющих разную степень ответственности, соответственно контроль за каждым тоже будет разный. Поэтому сотрудники, которые имеют доступ к коммерческой или какой-либо конфиденциальной информации, могут находиться под более жестким контролем, нежели остальные.

Как регламентировать контроль за сотрудниками в локальных нормативных актах?

Пропишите все ограничения контроля и их правила во внутренних актах компании, после ознакомления с которыми персонал должен будет поставить подпись. Включите в этих документах такие пункты:

• виды контроля и его цели;
• источники получения информации;
• сроки ее обработки;
• права и обязанности сотрудников, в т. ч. пункт о не препятствовании контролю;
• права и обязанности фирмы при соблюдении контроля;
• правовые последствия для сотрудников.

Контроль необходимо осуществлять строго по закону, поскольку он напрямую связан с обработкой персональных данных.

Проинформируйте сотрудников о введении контроля

Тайный контроль почти во всех случаях — нарушение прав сотрудника. Причем работника нужно проинформировать обо всех способах и целях контроля, а не только о самом его факте. Поэтому кроме сбора подписи сотрудников после их ознакомления с ЛНА, рекомендуем периодически напоминать коллективу о контроле, к примеру, путем рассылок или уведомлений на рабочих устройствах. Однако для таких мер, как, например, видеонаблюдение, необходимо дополнительное информирование.

Главное — нужно четко отдавать себе отчет: осуществляя контроль за работниками, ни в коем случае нельзя нарушать грань между вмешательством и невмешательством в частную жизнь. Ведь за вторжение в частную жизнь может последовать уголовная ответственность (ст. 137, 138 УК РФ). Чтобы избежать неприятностей, рекомендуем обеспечить работников корпоративной связью и рабочими устройствами.

Подводим итоги:

• Контроль за сотрудниками несет работодателю репутационные и юридические риски.
• Главное в осуществлении контроля за персоналом — не переходить черту, за которой контроль будет считаться вмешательством в личную жизнь. За это возможно привлечение работодателя к уголовной ответственности.
• Во избежание возможных неприятностей, проинформируйте сотрудников о проведении контроля за ними, а также обеспечьте техническими устройствами для выполнения рабочих обязанностей.